湘潭市城建档案综合信息管理系统正式上线 全力打造“一站式服务平台”

4月3日,经过前期近4个月的反复测试、优化和实务磨合后,“湘潭市城建档案综合信息管理系统”正式上线运行。该系统的应用顺应了信息时代背景下的城市建设和城市更新服务对于城建档案多层次、多元化、系统化的要求,标志着湘潭市城建档案管理迈出依托“互联网+”实现档案资料电子文件级资源共享的脚步。

城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。是进行工程质量评定、工程竣工后管理和维护的重要依据,也是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一,在城市防灾、抗灾、减灾和战争破坏后恢复重建有着不可替代的作用。在过去的传统纸质档案管理模式下,我市城建档案的收集、保存需要大量的人力、物力和时间,成本高、浪费大、时效低。且在查阅利用方面检索量大,信息提取不全,利用效率低下,难以实现数据共享,数据资源的再开发利用难度较大,难以满足政府、企业和群众的需求。

在市委第四轮巡察中,巡察组从湘潭市城建档案管理现状和住建工作长远发展的角度,反馈指出城建档案管理软硬件严重落后问题,要求切实整改。湘潭市住建局党委对此高度重视,湘潭市住建档案馆切实履行整改主体责任,深刻反思检查,广泛进行前期调研,通过开展安全隐患整改和城建档案管理系统建设,彻底整改软硬件设施设备落后问题。

新上线的“湘潭市城建档案综合信息管理系统”以原生电子档案、纸质档案数字化、业务全过程管理以及馆藏档案数据资源多方位分析等方面内容为管理对象,并配套制定系列管理规章制度与技术标准,通过电子文件、声像档案、业务指导全过程追踪信息以及大数据分析功能等进行城市建设和更新的多方位服务。

建设工程项目通过该系统进行项目登记可快速搭建填报、指导、验收、导入、查询、统计等多功能服务平台。电子化档案可批量挂接、挂接后案卷顺序可调整、档案盒背脊、封面、备考表可直接打印,除传统查询方式外增加了电子文件、照片视频可视化查询、全文检索、易搜索等。同时,系统以曲线图走向、仪表盘分区等形式展现目前馆藏档案数据情况,并引入大数据算法,可以根据统计需要,最快获得统计分析结果,实现初步的大数据分析功能。

随着科学技术的不断发展,在新的历史时代要求下,档案电子化、数字化是未来城建档案保存利用的发展大趋势,依托“湘潭市城建档案综合信息管理系统”,能有效破解档案人力不足、资料手工验收归档慢、传统纸质档案管理落后、查询利用效率低等问题,显著提升工作效率和档案数据利用率,更好地为企业和社会公众提供城建档案业务指导、验收移交和查询利用保障服务。

下一步,针对系统试运行中发现的不足和问题,湘潭市住房建设档案馆将第一时间优化提升,以确保系统运行稳定。并多方位打通与相关政务信息系统的链接渠道,实现原始电子证照及过程资料的一键抓取、一次入馆。在保证各项数据的完备性、准确性的同时,实现大数据共享,让“数字档案”真正成为工程建设质量建设与监管的助推剂,成为为企业和群众纾难解困的“一站式服务平台”。(湖南省城建档案和信息管理协会秘书长罗程,特别推送!)